EZD RP to bezpłatny system klasy EZD (skrót od elektronicznego zarządzania dokumentacją), którego możliwości, budowa i oferowane funkcje realizują rzeczywiste potrzeby biznesowe polskiej administracji publicznej. System ten, stworzony przez specjalistów z NASK oraz urzędników, dostarcza funkcje dostosowane do wymagań instytucji publicznych.
Jedną z największych korzyści wynikających z wdrożenia EZD w administracji jest przejrzystość działania instytucji. Dzięki odzwierciedleniu w systemie informatycznym wszystkich czynności wykonywanych przez urzędników w trakcie załatwiania spraw, klienci administracji mają możliwość zapoznania się ze sposobem załatwiania ich sprawy.
Jest to także skuteczne narzędzie kierownictwa do zarządzania jednostką. Doświadczenie wskazuje, że urzędy, w których EZD obowiązuje jako podstawowy system kancelaryjny, funkcjonują sprawniej, podnosząc kulturę organizacyjną pracy, a urzędnicy z poczuciem większej odpowiedzialności realizują powierzone im zadania.
System umożliwia m.in. prowadzenie korespondencji w postaci elektronicznej między:
podmiotami publicznymi i klientami;
podmiotami publicznymi poprzez integrację z ePUAP-em;
pracownikami danej jednostki (komunikacja wewnętrzna).
Niższe koszty funkcjonowania administracji
Wymiana korespondencji elektronicznej zarówno między urzędami, jak i komórkami organizacyjnymi wewnątrz danej instytucji przekłada się na zredukowanie liczby wytwarzanych dokumentów papierowych. Wykorzystanie systemu klasy EZD znacząco obniża koszty korespondencji, skraca czas jej doręczania oraz wpisuje się w krajową strategię zrównoważonego rozwoju.
Warto podkreślić, że między jednostkami administracji publicznej wysyłanych jest miesięcznie od kilkunastu do kilkudziesięciu tysięcy dokumentów!
Solidne podstawy
EZD RP powstał w ramach projektu informatycznego pn. „EZD RP – elektroniczne zarządzanie dokumentacją w administracji publicznej” zrealizowanego przez NASK w partnerstwie z Wojewodą Podlaskim. Jest wdrażany w środowiskach produkcyjnych kolejnych jednostek administracji publicznej i usprawnia ich funkcjonowanie poprzez udostępnienie nowoczesnych i uniwersalnych rozwiązań cyfrowych back office w obszarze elektronicznego zarządzania dokumentacją. Co ważne, umożliwia kompleksowe załatwianie i rozstrzyganie spraw w postaci elektronicznej oraz wspiera prowadzenie spraw w postaci papierowej.
Wyjaśnienie pojęcia „system EZD” znajduje się w rozporządzeniu Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 stycznia 2011 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych. Zgodnie z zapisami § 2 pkt 13 ww. rozporządzenia:
„System EZD to system teleinformatyczny do elektronicznego zarządzania dokumentacją umożliwiający wykonywanie w nim czynności kancelaryjnych, dokumentowanie przebiegu załatwiania spraw oraz gromadzenie i tworzenie dokumentów elektronicznych.”
Operacyjność między podmiotami
Interoperacyjność jest uzyskiwana poprzez automatyczną komunikację pomiędzy urzędami z wykorzystaniem ePUAP-u oraz platform regionalnych. Cyfryzacja procesów administracyjnych umożliwia korzystanie z zasobów informacyjnych państwa, wpływa na upraszczanie procedur, a także zwalnia obywateli z konieczności przesyłania informacji pomiędzy urzędami w postaci papierowej.
Efektywne wykorzystanie zasobów
EZD RP, jako jednolite narzędzie dla administracji publicznej, jest wspólną wartością korzystających z niego urzędów. Dotyczy to m.in. ponownego wykorzystania produktów wytwarzanych przez polską administrację w ramach realizowanych zadań publicznych. Oprócz wspólnego systemu są to procedury, dokumentacja, aplikacje oraz współdzielenie bazy wiedzy tworzonej dzięki współpracy pomiędzy wieloma jednostkami.
Dostęp do statystyk
Dzięki kolejnym wdrożeniom EZD RP w jednostkach administracji publicznej możliwe jest również generowanie i przechowywanie danych statystycznych dotyczących funkcjonowania systemu w podmiotach publicznych oraz jego wpływu na rozwój e-administracji. System pozwala m.in. na wykonanie analizy porównawczej według takich kryteriów jak: liczba użytkowników, liczba dokumentów elektronicznych (naturalnych i skanowanych), liczba wysyłek i podpisów itp.
Integracje EZD RP
Integracja EZD RP z systemami zewnętrznymi jest realizowana poprzez implementację dedykowanych interfejsów API dla głównych systemów używanych w administracji. Dodatkowo API umożliwia integrację EZD RP z systemami dziedzinowymi wykorzystywanymi przez instytucje.
źródło: https://www.gov.pl/web/ezd-rp/o-ezd-rp